Εξερευνήστε τις δυνατότητες
Αιτήματα online
Οι συμμετέχοντες ζητούν την επιστολή από τον λογαριασμό τους στην ιστοσελίδα της εκδήλωσης. Συμπληρώνουν τα στοιχεία που χρειάζεται η επιστολή, μεταξύ άλλων το ονοματεπώνυμο ακριβώς όπως αναγράφεται στο διαβατήριο, την υπηκοότητα, τον αριθμό διαβατηρίου, τις ημερομηνίες του ταξιδιού και την πόλη της πρεσβείας στην οποία θα υποβάλουν αίτηση.
Τέλος στην ανταλλαγή emails και στη συγκέντρωση αντιγράφων διαβατηρίων.
Έγκριση ή άμεση έκδοση
Επιλέξτε πώς εκδίδονται οι επιστολές:
- Έγκριση διοργανωτή. Εξετάζετε κάθε αίτημα και στη συνέχεια το εγκρίνετε και εκδίδετε την επιστολή ή το απορρίπτετε με αιτιολογία.
- Άμεση έκδοση. Οι δικαιούχοι λαμβάνουν την επιστολή τους αμέσως.
Οι συμμετέχοντες ειδοποιούνται με email μόλις εκδοθεί η επιστολή τους και την κατεβάζουν ως PDF από τον λογαριασμό τους.
Εσείς αποφασίζετε ποιος τη δικαιούται
Προσφέρετε την επιστολή στους συμμετέχοντες με πληρωμένη εγγραφή, σε όλους όσοι έχουν εγγραφεί ή σε κάθε χρήστη με λογαριασμό στην εκδήλωσή σας.
Στα ακαδημαϊκά συνέδρια μπορούν να ζητήσουν επιστολή και οι παρουσιαστές και οι συγγραφείς αποδεκτών εργασιών, και η επιστολή μπορεί να αναφέρει τον τίτλο και την κατάσταση της εργασίας τους.
Η επιστολή σας, με το δικό σας επιστολόχαρτο
- Επεξεργαστείτε το κείμενο της επιστολής, με πεδία που συμπληρώνονται αυτόματα με τα στοιχεία του συμμετέχοντα, της εκδήλωσης, του ταξιδιού και της εργασίας
- Εμφανίστε ή αποκρύψτε παραγράφους ανάλογα με την περίπτωση, για παράδειγμα για τους παρουσιαστές ή για τις πληρωμένες εγγραφές
- Προσθέστε την επικεφαλίδα και το λογότυπο του οργανισμού σας
- Ορίστε το όνομα, τον τίτλο και την εικόνα της υπογραφής του υπογράφοντος
- Δείτε την προεπισκόπηση της επιστολής με δοκιμαστικά στοιχεία πριν ξεκινήσετε
Χρειάζεστε κάτι ξεχωριστό για έναν συμμετέχοντα; Κατεβάστε την επιστολή σε μορφή Word ή ανεβάστε το δικό σας PDF στη θέση της επιστολής που παράγει το σύστημα.
Αριθμημένες και επαληθεύσιμες
Κάθε επιστολή φέρει μοναδικό αριθμό και σύνδεσμο επαλήθευσης. Οι πρεσβείες και τα προξενεία μπορούν να ανοίξουν τον σύνδεσμο και να επιβεβαιώσουν ότι η επιστολή εκδόθηκε για την εκδήλωσή σας, για το συγκεκριμένο πρόσωπο, τη συγκεκριμένη ημερομηνία.
Προστασία δεδομένων ήδη από τον σχεδιασμό
Τα στοιχεία διαβατηρίου είναι ευαίσθητα, και το EventsAdmin τα αντιμετωπίζει ανάλογα:
- Ο αριθμός διαβατηρίου, η ημερομηνία λήξης του και η ημερομηνία γέννησης αποθηκεύονται κρυπτογραφημένα
- Κάθε προβολή των στοιχείων από διαχειριστή καταγράφεται
- Τα στοιχεία διαβατηρίου διαγράφονται αυτόματα μετά την εκδήλωση, έπειτα από όσες ημέρες ορίσετε εσείς
- Οι συμμετέχοντες μπορούν να αποσύρουν ένα αίτημα που εκκρεμεί και να διαγράψουν οι ίδιοι τα στοιχεία διαβατηρίου τους οποιαδήποτε στιγμή
