Εάν χρησιμοποιείτε το EventsAdmin για πρώτη φορά θα σας ζητηθεί να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό. Κατά την διάρκεια της εγγραφής θα σας ζητηθεί να παρέχετε τα στοιχεία επικοινωνίας (όνομα, email, διεύθυνση), τα στοιχεία του ιδρύματος (έαν το ίδρυμα που σας ανήκει ή εργάζεστε διοργανώνει μια εκδήλωση) και μια μικρή περιγραφή για τον διοργανωτή της εκδήλωσης που θα εμφανίζεται στους συμμετέχοντες κατά την διάρκειας της εγγραφής.
Σε αυτό το σημείο θα σας ζητηθεί να εισάγετε ένα όνομα και μια περιγραφή για την εκδήλωσή σας όπως επίσης και άλλα απαραίτητα στοιχεία όπως που και πότε διεξάγεται η εκδήλωση. Προαιρετικά μπορείτε να ανεβάσετε ένα banner ή ένα logo της εκδήλωσής σας.
Σε αυτό το στάδιο θα σας ζητηθεί να ορίσετε τα διαθέσιμα είδη εγγραφής, το όνομα τους και το κόστος τους όπως επίσης και στοιχεία όπως διαθέσιμη ποσότητα, όρους και προϋποθέσεις κλπ. Μπορούν να δημιουργηθούν είδη εγγραφής μόνο για παρουσιαστές και /ή συγγραφείς δεκτών εργασιών, είδη εγγραφής μόνο για ακαδημαϊκούς ή διδακτορικούς φοιτητές.
Χρησιμοποιώντας τον πίνακα ελέγχου του EventsAdmin Academia μπορείτε να ρυθμίσετε όλα τα τα στοιχεία της υποβολής εργασιών, της γνωμοδότησης και της διαδικασίας αξιολόγησης. Όπως επίσης το είδος (περίληψη, τελική εργασία, παρουσίαση) και τον αριθμό των συνεισφορών που απαιτούνται ανά εργασία. Μπορείτε να ορίσετε επίσης τις προθεσμίες και τις προϋποθέσεις για την υποβολή της κάθε συνεισφοράς, καθώς και άλλα σημαντικά γεγονότα, όπως την κοινοποίηση της αποδοχής και τις ημερομηνίες γνωμοδότησης.
Για να μπορείτε να διαδίδετε αποτελεσματικά πληροφορίες για την εκδήλωσή σας μπορείτε να δημιουργήσετε μια πλήρως λειτουργική ιστοσελίδα όπου μπορείτε να δημοσιεύετε εκτεταμένες λεπτομέρειες της εκδήλωσής σας όπως το θέμα και τα topics της εκδήλωσης, τις πληροφορίες εγγραφής, τα στοιχεία τοποθεσίας, τα βιογραφικά των ομιλητών, τα μέλη επιστημονικής επιτροπής κλπ.
Στείλτε προσωποποιημένες email προσκλήσεις στην λίστα επαφών σας και διευκολύνετε τους πιθανούς συμμετέχοντές σας να έχουν πρόσβαση στην ιστοσελίδα της εκδήλωσης, να μάθουν σχετικά με την εκδήλωση και να αποκτήσουν τα εισιτήριά τους.Οι χρήστες των εκδόσεων Corporate and Academia μπορούν να αξιοποιήσουν την πλατφόρμα eMailManager, μια προηγμένη πλατφόρμα email marketing, κατάλληλη για αποστολή email σε χιλιάδες παραλήπτες.
Προωθήστε την εκδήλωσή σας μέσω Facebook, Twitter και LinkedIn στους φίλους και το δίκτυό σας. Δώστε την δυνατότητα στους συμμετέχοντές σας να δουλέψουν για εσάς, διαδίδοντάς το στις επαφές τους.
Οι ερευνητές και συγγραφείς που ενδιαφέρονται να παρουσιάσουν την δουλειά τους στο συνέδριό σας μπορούν τώρα εύκολα να υποβάλλουν ηλεκτρονικά την εργασία τους. Πέρα από την περίληψη της εργασίας τους, μπορούν επίσης να ορίσουν λέξεις κλειδιά, να αντιστοιχίσουν την εργασία τους με ένα ή περισσότερα θέματα του συνεδρίου, να εισάγουν στοιχεία των συγγραφέων της εργασίας.
Έχοντας στην διάθεση σας όλα τα στοιχεία των εργασιών, μπορείτε να προβείτε στην αξιολόγησή τους. Κάθε εργασία ανατίθεται σε έναν ή περισσότερους γνωμοδότες (μέλη της οργανωτικής επιτροπής, άλλοι συγγραφείς, ad-hoc επαφές, κλπ), οι οποίοι με την σειρά τους μπορούν να υποβάλλουν ηλεκτρονικά την αξιολόγησή τους και προαιρετικά τα σχόλιά τους.
Η Οργανωτική Επιτροπή, έχοντας στην διάθεσή της τις αξιολογήσεις των γνωμοδοτών που έχουν υποβληθεί, μπορεί να υποβάλλει επιπρόσθετες προτάσεις σχετικά με την αποδοχή ή μη συγκεκριμένων εργασιών (προσωρινές αποφάσεις) και τα μέλη της Ο.Ε. είναι υπεύθυνα για να αποφασίσουν ποιες εργασίες θα γίνουν δεκτές και ποιες θα απορριφθούν. Οι συγγραφείς των εργασιών ειδοποιούνται σχετικά μόνο με το πάτημα ενός κουμπιού.
Λαμβάνοντας υπόψην ποιές και πόσες εργασίες έχουν γίνει δεκτές, τις αιτήσεις των παρουσιαστών των εργασιών και την διαθεσιμότητα των δωματίων και την ώρα, μπορείτε να ρυθμίσετε το τελικό πρόγραμμα αντιστοιχίζοντας εργασίες, παρουσιαστές, σχολιαστές και προεδρεύοντες με συγκεκριμένες συνεδρίες.
Με το EventsAdmin έχετε πρόσβαση στα δεδομένα εγγραφών επί 24ώρου βάσεως. Αποκτήστε έξυπνα δεδομένα και πληροφορίες σχετικά με τα ποσοστά συμμετοχής που σας επιτρέπουν να κάνετε την βέλτιστη προετοιμασία για την εκδήλωσή σας και να βελτιστοποιήσετε τα logistics.
Εάν συγκεντρώνετε χρήματα για την εκδήλωσή σας, το EventsAdmin σας επιτρέπει να μεταφέρετε χρήματα από τον λογαριασμό σας στο EventsAdmin στον τραπεζικό σας λογαριασμό οποιαδήποτε στιγμή θέλετε. Έαν έχετε συνδέσει τον Paypal λογαριασμό σας, τότε μπορείτε να το κάνετε απευθείας από εκεί.
Η ώρα για την εκδήλωσή σας έχει φτάσει. Εκτυπώστε μια λίστα συμμετεχόντων ή κάντε check στα ονόματά τους από μια λίστα στην συσκευή λειτουργικού συστήματος iPhone ή Android που διαθέτετε, ενώ οι συμμετέχοντες εισέρχονται στον χώρο της εκδήλωσης.